Considérations lors du passage à un (nouveau) système de gestion des documents et des e-mails.

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Par Ralf Kaiser, Dominic Piernot et Patrick Binz

Les processus d’innovation juridique dans les cabinets d’avocats et les services juridiques ont été alimentés par les scénarios de travail à distance et hybride qui sont devenus le scénario normal au cours de l’année dernière. Ces innovations sont toujours sous pression. Plus que jamais, un outil de gestion des informations centralisé est devenu la priorité absolue pour de nombreux partenaires de gestion et conseillers généraux. Les deux parties du marché ont besoin de travailler et de collaborer dans un environnement centralisé, sécurisé et contrôlé. Les préoccupations et les aspects liés à la sécurité renforcent et accélèrent les conversations nécessaires au sein des équipes de direction.

OnPrem vs Cloud

Dans le monde d’aujourd’hui, le cloud est devenu une norme commune pour la plupart des juridictions (mettons notre juridiction allemande entre parenthèses pour le moment). Avec les principaux fournisseurs de DM offrant des services de cloud, les entités juridiques au rythme effréné ont souvent rejoint le club des adopteurs du cloud au cours des deux derniers mois. Dans une certaine mesure, sous l’impulsion de Microsoft 365, le taux d’adoption et l’acceptation culturelle d’outils comme Zoom, Teams, O365 et un système de gestion de cabinet en nuage s’accordent bien avec un système de gestion de documents en nuage.

En ce qui concerne le « cloud », il faut dire que certains vendeurs ont des environnements natifs cloud et intégrés au cloud et que d’autres travaillent encore à un environnement « sans serveur local ». Les éléments distinctifs sont des choses comme l’intégration native d’AzureAD ainsi que les fédérations d’authentification unique, l »intégrations natives avec Microsoft Exchange en ligne sans ou avec la nécessité d’exécuter un service local en interne et l’intégration native à d’autres outils basés sur le cloud comme l’authentification à 2 facteurs, les outils de comparaison et d’automatisation de documents ainsi que les outils de signature de documents comme DocuSign.

Un élément important de la conversation entre OnPrem et Cloud est le coût total de possession (TCO). Alors que les fournisseurs de cloud natif peuvent proposer un forfait mensuel comprenant l’assistance, l’hébergement et le service, les offres onPrem ont tendance à avoir une licence plus le coût interne de fonctionnement, de sécurisation et d’alimentation de l’environnement. Il faut en tenir compte afin d’évaluer la bonne décision pour chaque client. Pour en revenir à notre marché national en Allemagne, le cloud n’a toujours pas été adopté par de nombreux cabinets d’avocats. Nous voyons une poussée massive dans les départements juridiques avec leur informatique d’entreprise décidant de Microsoft 365 à court terme. Pourtant, la question du centre de données est importante. Il est important de déterminer si le vendeur a mis en place sa propre infrastructure ou si l’application repose sur AWS ou Azure. Tout simplement parce que cela pourrait rendre les choses plus compliquées lorsqu’on examine la confidentialité des données et l’accord de traitement des données sous le régime du GDPR. Enfin, la loi américaine sur le cloud pourrait également jouer un rôle décisif dans cette conversation.

Du côté de l’expérience utilisateur, notamment dans Outlook, la plupart des utilisateurs quotidiens du service juridique ou du cabinet d’avocats, risquent de se retrouver avec le même look and feel.

Un martinet culturel

Si ce n’est pas l’élément le plus important du projet. Nous participons à des projets de cabinets d’avocats et de services juridiques depuis plusieurs décennies, et nous avons trouvé chez nos clients des processus informatiques et de gestion du changement très expérimentés. L’élément culturel d’un tel projet est parfois négligé. C’est un élément énorme qui joue dans la réussite de tout projet. Grâce à notre expérience, nous avons découvert différentes façons de travailler dans chaque entité. Cela implique parfois une approche étage par étage. Chaque approche peut être adaptée aux besoins d’un groupe de pratique. Chaque client a, dans une certaine mesure et pour une bonne raison, une façon différente de travailler avec ses clients (internes). L’objectif ultime d’un projet de gestion des documents est que chaque membre de l’équipe participe à la gestion centrale des documents. Cela représente la ressource ultime de connaissances (qui peuvent être recherchées et réutilisées). Cela dit, le plus dur est de faire en sorte que chaque membre de l’équipe prenne plaisir à utiliser le système de gestion des documents et, en même temps, qu’il connaisse l’environnement de travail dont chaque membre de l’équipe a besoin pour réussir dans son domaine d’activité.

C’est avec un mélange d’expertise, de langue, de compréhension des cabinets d’avocats et des services juridiques et une stratégie de communication adéquate et sensée que nous parvenons à surmonter ce fardeau. Cela dépend aussi fortement de la façon dont le changement est perçu en interne, et de la façon dont il est représenté par la direction. Lorsque les utilisateurs bloquent le changement, ils le font par peur de ne pas pouvoir obtenir le résultat escompté.

C’est pourquoi nous insistons toujours pour que les clients considèrent le soutien aux applications, pendant et autour de leur mise en service, comme l’élément le plus important du projet. En renforçant une étape de pilotage du nouvel outil de gestion des documents et en intégrant des utilisateurs clés de différentes équipes/bureaux/entreprises dans les scénarios de migration des données, le client tireras également le meilleur parti des ambassadeurs utilisateurs de la première heure du nouvel outil.

À propos de Sandline

Ralf Kaiser, Patrick Binz et Dominic Piernot, nos partenaires fondateurs en Allemagne, ont une expérience combinée de 30 ans de projets et de conseils en informatique juridique en Allemagne, Autriche, France et Suisse.

Grâce à une compréhension approfondie des besoins des cabinets d’avocats, de la sécurité informatique/des informations et des exigences de conformité, associée à une large compréhension technique, nous aidons les cabinets d’avocats à revoir leur propre configuration et à conduire la numérisation dans un environnement stable et sécurisé.

Notre expertise repose sur l’expérience diversifiée que nous avons acquise dans des cabinets d’avocats et des projets informatiques sur le marché juridique, ainsi que sur notre approche consultative pour résoudre les défis nuancés que présente chaque projet. Qu’il s’agisse de comprendre les objectifs des partenaires, les exigences techniques des équipes d’administration ou la capacité à s’intégrer de manière transparente au spectre de consultation des cabinets d’avocats, nous sommes sûrs du vide spécifique au secteur que nous comblons.