Wichtige Überlegungen bei der Umstellung auf ein (neues) Dokumenten- und E-Mail-Management-System.

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Von Ralf Kaiser, Dominic Piernot und Patrick Binz

Die juristischen Innovationsprozesse in Kanzleien und Rechtsabteilungen wurden durch die im letzten Jahr zum Normalfall gewordenen Remote- und Hybrid-Arbeitsszenarien angeheizt. Diese Innovationen stehen weiterhin unter einem gewissen Druck, sich im Tagesgeschäft zu installieren. Mehr denn je ist ein zentrales Informationsmanagement-Tool für viele Managing Partner und General Counsel zur obersten Priorität geworden. Beide Seiten des Marktes müssen in einer zentralisierten, sicheren und kontrollierten Umgebung arbeiten und zusammenarbeiten. Die Sicherheitsbedenken und -aspekte verstärken und beschleunigen die erforderlichen Gespräche zur strategischen Definition der weiteren Schritte innerhalb der Management-Teams.

OnPrem vs Cloud

In der heutigen Welt ist die Cloud ein gängiger Standard für die meisten Rechtssysteme geworden (lassen Sie uns unser deutsches Rechtssystem erst einmal in Klammern setzen). Mit den führenden Dokumentenmanagement-Anbietern im Rechtsmarkt (wie z.B. NetDocuments oder iManage), die Cloud-Services anbieten, haben sich in den letzten Monaten auch immer mehr Anwaltskanzleien dem „Club der Cloud-Adoptoren“ angeschlossen. Bis zu einem gewissen Grad durch Microsoft 365 angetrieben, passen die Adoptionsrate und die kulturelle Akzeptanz von Tools wie Zoom, Teams, O365 und einem Cloud-Praxisverwaltungssystem gut zu einem cloudbasierten Dokumentenverwaltungssystem.

Bei der Betrachtung der „Cloud“ muss man sagen, dass einige Anbieter über Cloud-native und Cloud-integrierte Umgebungen verfügen und einige noch auf eine „kein lokaler Server mehr erforderlich“-Umgebung hinarbeiten. Unterscheidungsmerkmale sind Dinge wie die native AzureAD-Integration sowie die Integration in Microsoft Exchange on Premise oder Online, Single-Sign-On-Integrationen und die native Integration in andere Cloud-Anbieter-basierte Tools wie 2-Faktor-Authentifizierung, Dokumentenvergleichslösungen, Automatisierungstools sowie Dokumentensignatur-Tools wie DocuSign.

Ein wichtiges Element der OnPrem vs. Cloud-Diskussion ist die ganzheitliche Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO). Während native Cloud-Anbieter mit einer monatlichen Gebühr inklusive Support, Hosting und Service aufwarten können, fallen bei OnPrem-Angeboten in der Regel eine Lizenz plus die internen Kosten für den Betrieb, die Sicherung und die Aufrechterhaltung / Wartung der Umgebung an. Dies muss genau bedacht werden, um die richtige Entscheidung für jeden Kunden zu treffen. Um auf unseren Heimatmarkt in Deutschland zurückzukommen: Die Cloud wird von vielen Kanzleien noch nicht angenommen (bzw. es sprechen aktuell auch einige berufsstandesrechtliche Gründe dagegen bzw. auch nicht konkret dafür). Wir sehen aber einen massiven Schub in den Rechtsabteilungen, deren Unternehmens-IT sich in letzter / nächster Zeit für Microsoft 365 entscheidet. Dennoch ist die Frage nach dem genutzten Rechenzentrum eine wichtige Frage. Es ist wichtig festzustellen, ob der Anbieter seine eigene Infrastruktur einsetzt oder ob die Anwendung auf AWS oder Azure aufsetzt. Bei NetDocuments z.B. findet der Betrieb in eigenen Server – Instanzen statt. Weil es die Dinge komplizierter machen könnte, wenn es um den Datenschutz und die Vereinbarung zur Datenverarbeitung unter dem GDPR-Regime geht, sollte dies auf jeden Fall eruiert werden. Schließlich könnte auch das US-Cloud-Gesetz (US Cloud Act oder auch Patriot ACT) eine entscheidende Rolle in diesem Gespräch spielen, da hintergründige Zugriffsrechte der US – Behörden bei den hybrid Cloud Service – Anbietern auf Grund Ihrer US Beheimatung grundsätzlich vorhanden sind. Jüngst publizierte Microsoft selbst dazu, eine gute Erklärung. (link)

Auf der Seite der Benutzererfahrung, insbesondere in Outlook, werden die meisten der täglichen Benutzer in Ihrer Rechtsabteilung oder Kanzlei möglicherweise mit dem gleichen Look and Feel arbeiten. Das Fronted der marktbeherrschenden Lösungen kommt sicherlich mit einem ähnlichen, machmal nuanciert verschiedenen, Leistungs- und Darstellungsumfang daher.

Kultureller Wandel

Wenn nicht das wichtigste Element des Projekts. Wir sind seit mehreren Jahrzehnten an Projekten in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen beteiligt und haben bei unseren Kunden sehr erfahrene IT- und Change-Management-Prozesse vorgefunden. Trotzdem wird das kulturelle Element eines solchen Projekts gerne mal übersehen. Dabei ist es ein enormes Element, das für den Erfolg eines jeden Projekts eine Rolle spielt. Durch unsere Erfahrung haben wir unterschiedliche Arbeitsweisen in den einzelnen Unternehmen entdeckt. Manchmal beinhaltet dies einen „etagenweisen“ Ansatz. Jeder Ansatz kann auf die Bedürfnisse einer Praxisgruppe zugeschnitten werden. Jeder Kunde hat bis zu einem gewissen Grad und aus gutem Grund eine andere Art, mit seinen (internen) Kunden zu arbeiten. Das ultimative Ziel für ein Dokumentenmanagement-Projekt ist es, dass jedes Teammitglied an der zentralen Dokumentenverwaltung teilnimmt. Dies stellt die ultimative Ressource an Wissen dar (die durchsucht und wiederverwendet werden kann). Das heißt, der Knackpunkt ist, dass jedes Teammitglied Spaß an der Nutzung Ihres Dokumentenmanagement-Systems hat und gleichzeitig die Arbeitsumgebung erlebt und inhaltlich vorfindet, die jedes Teammitglied braucht, um in seinem Geschäftsbereich erfolgreich zu sein – z.B. die Struktur der Ordner und Unterordner, Vorlagen, Integration in unterschiedliche Tools wie z.B. das Kanzleimanagementsystem, Datenräume, Legal Tech Tools etc.

Mit einer Mischung aus dem richtigen Fachwissen, der richtigen Sprache, dem Verständnis für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen und der richtigen und sinnvollen Kommunikationsstrategie schaffen wir es, diese Hürde zu überwinden. Es hängt auch stark davon ab, wie die Veränderung intern gesehen wird und wie sie vom Management dargestellt und vor einem Projekt installiert wird. Wenn Anwender Veränderungen blockieren, tun sie das aus Angst, das gewünschte persönliche Arbeitsergebnis nicht liefern zu können.

Deshalb betonen wir immer wieder, dass Kunden den Anwendungssupport während und um den Zeitpunkt der Produktivsetzung herum als das wichtigste Element des Projekts betrachten sollten. Eine Phase der Erprobung des neuen Dokumentenmanagement-Tools und die Einbindung von Schlüsselanwendern aus verschiedenen Teams/Büros/Geschäftsbereichen in die Datenmigrationsszenarien wird auch das Beste aus den „Power Anwender:innen“ und deren Rolle als Botschafter:innen herausholen.

Über Sandline

Ralf Kaiser, Patrick Binz und Dominic Piernot, unsere Gründungspartner in Deutschland, verfügen zusammen über 30 Jahre Erfahrung in Legal-IT-Projekten und -Beratung in Deutschland, Österreich, Frankreich und der Schweiz.

​Mit einem tiefgreifenden Verständnis von Kanzleibedürfnissen, IT-/Informationssicherheits- und Compliance-Anforderungen, gepaart mit einem breiten technischen Verständnis, helfen wir Kanzleien, ihre eigene Aufstellung zu überprüfen und die Digitalisierung in einem stabilen und sicheren Umfeld voranzutreiben. ​

Unsere Expertise liegt in der vielfältigen Erfahrung, die wir in Kanzleien und IT-Projekten im Rechtsmarkt gesammelt haben, und in unserem beratenden Ansatz bei der Lösung der nuancierten Herausforderungen jedes Projekts. Aus dem Verständnis der Ziele der Partner, der technischen Anforderungen von Admin-Teams und der Fähigkeit, sich nahtlos in das Beratungsspektrum von Kanzleiberatern zu integrieren, sind wir zuversichtlich, dass wir die branchenspezifische Lücke schließen.