Wenn Sie Ihre Daten nicht verstehen, bevor Sie mit der Überprüfung beginnen, ist das vielleicht der teuerste „Fehler“ von allen

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Wie wir beim letzten Mal erörtert haben, kann das Unverständnis darüber, wie „fertig“ aussieht, der größte „Fehler“ bei der Überprüfung von Dokumenten sein. Ohne eine Definition des Begriffs „fertig“ kommen Sie vielleicht nie ans Ziel. Aber es gibt noch einen anderen Fehler, der manchmal sogar noch kostspieliger sein kann: Wenn Sie Ihre Daten nicht verstehen, bevor Sie mit der Überprüfung der Dokumente beginnen. Mit Unternehmensdaten, die sich alle 1,2 Jahre verdoppeln, ist es wichtiger denn je, die Daten innerhalb der Sammlung zu verstehen (insbesondere den Teil der Daten, der nicht überprüft werden muss), um die Überprüfungskosten überschaubar zu halten.

Das Verständnis Ihrer Daten mag im Zeitalter von „Big Data“ wie eine beängstigende Aufgabe erscheinen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die richtige Kombination aus Fachwissen und Technologie Ihnen heute dabei helfen kann, Ihre Daten so früh wie möglich in der Untersuchung zu verstehen, um die Anzahl der Dokumente, die tatsächlich überprüft werden müssen, zu minimieren. Das Schlüsselwort in diesem Satz ist „früh“.

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Die Bedeutung der frühen Fallbewertung

Bei der frühzeitigen Fallbewertung (Early Case Assessment, ECA) geht es um die Einschätzung des Risikos (d. h. der Zeit- und Geldkosten) für die Verfolgung oder Verteidigung eines Rechtsfalls, und ein großer Teil dieser Risikobewertung hat heute mit den mit dem Fall verbundenen ESI zu tun. Die ECA hat sich weiterentwickelt, um nicht nur das Risiko zu bewerten, sondern auch das Risiko zu verringern, indem das Prüfungsteam in die Lage versetzt wird, die zu prüfende Sammlung zu verstehen, indem es wichtige Entscheidungen darüber trifft, welche Dokumente es sind: 1) wahrscheinlich für den Fall wichtig sind, 2) möglicherweise wichtig sind und 3) eindeutig nicht wichtig sind.

Die Möglichkeit, Ihre Sammlung frühzeitig in diese drei Kategorien einzuteilen, ermöglicht es dem Prüfungsteam, die Prüfung auf die Dokumente zu beschränken, die am ehesten relevant sind, und andere, möglicherweise große Gruppen von Dokumenten von der Prüfung auszuschließen, was letztlich zu Einsparungen bei den Prüfungskosten führt und die Einhaltung der Prüfungsfristen verbessert.

Drei Komponenten der ECA-Analyse

Nachdem es drei Kategorien von Dokumenten gibt, die klassifiziert werden müssen, gibt es mindestens drei Komponenten der ECA-Analyse, um diese Dokumente zu kategorisieren. Diese sind: 1) Aussortieren unerwünschter Dokumente, 2) Identifizierung von Schlüsselpersonen und 3) Identifizierung wichtiger Themen.

Unerwünschte Dokumente aussortieren

Bei der ECA gibt es viele Dokumente, die aus der potenziellen Prüfpopulation herausgefiltert werden können, ohne dass überhaupt eine Prüfung erforderlich ist – sie können einfach auf der Grundlage der mit den Dokumenten verbundenen Metadaten herausgefiltert werden. Hier sind Beispiele für Metadatenfelder, die zum Aussortieren unerwünschter Dokumente verwendet werden können:

Datumsbereich: Dokumente, die außerhalb des relevanten Datumsbereichs liegen, sollten natürlich von der Überprüfung ausgeschlossen werden.
Duplizierung: Das Erzeugen eines digitalen Fingerabdrucks mit Hash-Wert für jede Datei und das anschließende automatische Ausschließen weiterer Dokumente mit demselben Hash-Wert ist eine der besten Methoden, um eine beträchtliche Anzahl unerwünschter Dokumente auszusortieren.
Absenderdomäne: Die Kategorisierung von Domänen zur Identifizierung von E-Mails von Domänen, die nicht antworten, ist eine weitere Möglichkeit, unerwünschte Dokumente schnell und effektiv auszusortieren.
Dateityp: Je nach Sachverhalt können auch bestimmte Dateitypen ausgeschlossen werden. So können beispielsweise technische Dateitypen wie AutoCAD-Dateien sicher ausgeschlossen werden, wenn es sich nicht um Computerzeichnungen handelt.
Schlüsselbegriffe: Das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Schlüsselbegriffen könnte die letzte Methode sein, um unerwünschte Dokumente auszusondern, aber es ist aus verschiedenen Gründen auch die am wenigsten vorhersehbare, so dass es wichtig ist, die Ergebnisse zu testen und zu prüfen, was nicht abgerufen wird, um sicherzustellen, dass die Begriffe angemessen eingegrenzt sind.

Identifizierung von Schlüsselpersonen

Während Sie vielleicht einige der wichtigen Personen kennen, die in den Fall involviert sind, sind andere vielleicht nicht ohne weiteres ersichtlich, bis Sie sich die Kommunikationsmuster anderer wichtiger Sachwalter ansehen. Ein Kommunikationsanalyse-Widget innerhalb eines ECA-Tools kann dabei helfen, diese Kommunikationsmuster zu erkennen, die zur Identifizierung anderer wichtiger Beteiligter führen, die andernfalls übersehen werden könnten. Eine schnelle Analyse der Kommunikation zwischen Personen kann eine schnelle Klassifizierung von Dokumentengruppen ermöglichen.

Die Kommunikation zwischen Personen kann schnell analysiert werden.

Identifizierung wichtiger Themen

Konzeptuelles Clustering ist eine weitere Möglichkeit, wichtige Themen zu identifizieren, die zu Dokumenten führen, die für den Fall wichtig sein könnten. Ein Cluster-Rad innerhalb eines ECA-Tools kann schnell zusätzliche Konzepte identifizieren, die für Ihren Fall ebenfalls wichtig sein könnten (und die bei der Identifizierung von Schlüsselsuchbegriffen möglicherweise übersehen wurden). Die Möglichkeit, in das Cluster-Rad zu drillen, ermöglicht es Ihnen, schnell Gruppen von Dokumenten zu markieren, die eindeutig relevant oder nicht relevant sind, und erspart Ihnen so einen linearen Überprüfungsprozess.

Abschluss

Die ECA-Technologie bietet heute hervorragende Werkzeuge, um unerwünschte Dokumente schnell auszusortieren und die verbleibenden zu priorisieren. Aber ohne das Fachwissen, um den effektiven Einsatz dieser Werkzeuge zu maximieren und wiederholbare Vorlagen für die Verwaltung von Arbeitsabläufen zu verwenden, kann man nur begrenzt vorankommen. Der Schlüssel zum Verständnis Ihrer Daten liegt in der Nutzung des Fachwissens zur Erstellung dieser Vorlagen unter Verwendung dieser Werkzeuge zur Rationalisierung des Arbeitsablaufs zwischen Rechnungsprüfung und Überprüfung.

Die frühzeitige Fallbewertung beinhaltet die Nutzung von Technologie und Fachwissen, um das Risiko und die Kosten im Zusammenhang mit der Dokumentenprüfung zu minimieren, indem Sie Ihre Daten verstehen, bevor Sie mit der Prüfung beginnen – aber nur, wenn Sie Ihre Daten frühzeitig bewerten! Daten können sich alle 1,2 Jahre verdoppeln, aber Budgets nicht!

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